Wie der Name verspricht, dient der Global Entity Management System zu verteilten und dezentralen Dateneingabe Ihrer Beteiligungsdaten. Den Grad der Dezentralisierung bestimmen Sie selbst.
Dank an RBC Financial Group, Aviva plc, Omnicom Group und Royal Bank of Scotland für Ihren Input
GEMS hat eine Anzahl von Schlüsselfunktionalitäten die das Verfolgen von Beteiligungsdaten in einer zentralen Datenbank mit gleichzeitiger dezentralen lokalen Pflege, wo erforderlich, ermöglicht. Dies beinhaltet:
Web-Browser Oberfläche 100% webfähig: Es ist keine lokale Installation auf Ihrem PC notwendig; weder für den Benutzer noch für den Administrator. Regionale Benutzer nutzen die Anwendung einfach über ihren Web-Browser (Internet Explorer) durch ihr Netzwerk, Intranet oder Internet (in verschlüsseltem Modus). Dies bedeutet eine vereinfachte Umgebung für den Support durch Ihre IT Abteilung und reduziert die Total Cost of Ownership im Vergleich zu Client/Server Anwendungen.
Mehrstufiges Sicherheitskonzept: Ermöglicht die Einschränkung der Schreibe- oder Lesezugriffe auf Gesellschafts- oder Geschäftsbereichebene. Diese Funktionalität beinhaltet auch die Möglichkeit die Zugriffe bis auf Feld oder Datensatzebene zu definieren (BEISPIEL: ein Benutzer kann Mandate hinzufügen und ändern, aber die Anteilseignerinformationen nur lesen).
Freigabeprozess für Dateneingabe: Mehrstufige Freigabeprozessen sind nützlich in Szenarien wo Daten einer Region nochmals geprüft/bestätigt werden sollen, bevor Sie allen Benutzern angezeigt werden. Dies bildet die Basis für den Workflow vieler unserer Kunden. Relevante Dokumente, die typischer Weise mit dem Freigabeprozess verbunden sind, können ebenfalls dem Workflow in GEMS beigefügt werden.
Anpassbare rechtliche Regeln pro Rechtsform und Geltungsbereich: Möglichkeit gesetzliche Beschränkungen in Bezug auf Kapital, Minimum und Maximum Mandatsträger, Ansässigkeit etc., zu hinerlegen. Diese können auf lokalen rechtlichen Regeln basieren oder aber auch auf interne Best Practice oder Governance Richtlinien gestützt werden. Eine Reihe von Berichten hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welche Gesellschaften sich nicht innerhalb der Vorgaben befinden.
Anpassbare Dateneingabebildschirme: Datenfelder, die von Land zu Land variieren, können unbegrenzt ergänzt werden. Ob es lokale Mandatsträger, Adresstypen, Behörden, Rechtsformen oder andere sind, alle können in der entsprechenden Terminologie hinterlegt werden.
Gruppendiagramm: Die Erstellung einer grafischen Darstellung der Gruppenstruktur kann einfach erreicht werden. Sie können weltweit oder pro Region erstellt werden. Die Gruppenstruktur kann einmal die legale Beteiligungssicht basierend auf die eingetragene Beteiligungsstruktur automatisch oder aber auch aus anderer Sicht wie z.B. steuerlicher dargestellt werden. Die Geschwindigkeit mit der solche Diagramme erstellt werden können, bedeutet eine erhebliche Kostenersparnis, die uns bestehende Kunden bestätigt haben.
Die oben genannten Diagramme können durch die Nutzung von benutzerdefinierte Felder ergänzt werden.
Mehrsprachigkeit: GEMS wird standardmäßig mit vier Sprache ausgeliefert: Deutsch, Englisch (USA), Französisch und Englisch (GB).
Zusätzlich können GEMS Administratoren Abwandlungen der Hauptsprachen erstellen, um die locale Terminologie besser wiederzuspiegeln (BEISPIEL: Das Feld Referenz-ID wird auf SAP-Code geändert).
Lokale Formulare und Berichte: GEMS wird mit einer großen Bibliothek an gesetzlichen Formularen und Berichten für verschiedene Länder/Geltungsbereiche ausgeliefert. Alle Formulare sind als PDFs verfügbar, ideal zum Versand per E-Mail und interner und externer Verteilung. CGS verfolgt und aktualisiert alle gesetzlichen Formulare, die ausgeliefert werden. Zusätzlich zu diesen Formularen können GEMS Administratoren eigene PDF-Versionen von gesetzlichen Formularen hinterlegen und ihre eigenen Standardberichte.
In einer Reihe von Ländern/Geltungsbereichen unterstützen wir auch die Elektronische Einreichung von Formularen direkt bei den Behörden. Wenn es Anforderungen zur Ausweitung dieses Angebotes gibt, werden wird dem Rechnung tragen.
Dokumentverwaltung/Vertragsverwaltung: GEMS bietet eine integrierte Dokumentverwaltung zum Hochladen von Dokumenten zu Gesellschaften/Personen mit Verschlagwortung und Freitextsuche. Zusätzlich können Eckdaten zu Verträgen wie z.B. Vertragsdauer, Erneuerung und Volumen eingetragen und vom System aktiv mit Erinnerung für Abläufe und Erneuerungen verfolgt werden. Eine Anbindung/Integration mit bereits vorhandenen Systemn auf Kundenseite ist möglich.
Finanz- und Business-Kennzahlen: Kennzahlen aus Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung oder andere Geschäftszahlen lassen sich in GEMS über vordefinierte Kennzahlenvorlagen historisch verwalten. Die Eingabe der Finanzdaten ist dabei entweder manuell oder automatisch per Datenimport aus einem Vorsystem möglich. Bilanz, G&V sowie weitere Vorlagen lassen sich innerhalb der GEMS-Administrationsumgebung jederzeit einfach und flexibel anpassen. Alle Kennzahlen und Indikatoren können auch innerhalb der Ad-hoc-Abfrage verwendet werden. GEMS ist die ideale Unterstützung für effizientes Beteiligungscontrolling.
